秘書は一言で言うと、上司の補佐役である。社長や医師、弁護士、政治家などについて庶務のすべてを管理・処理することで、上司が本業に集中できるように支える役目を担っている。なにかと忙しい上司にかわって秘書が右腕として、スケジュールの管理や、外部との連絡を行い、上司の仕事が円滑に進むようにサポートする。代表的な仕事としては、電話応対、メールや手紙の処理、スケジュール管理、来客応対、文書作成、などが挙げられる。メールの処理や文書の作成などはパソコンで行うので、不自由なくパソコンを扱えることは当然のものとして求められる。取引先に外国人が多い場合は外国語の能力も必要だし、失礼のない応対のためにビジネスマナーについてもきちんと理解していなければならず、秘書が持つべきスキルは非常に多い。
秘書になるために
秘書になるために必ず持っていなければいけない資格はないが、新卒採用者を秘書として採用することはない。秘書には社会人としての立ち振る舞い・ビジネスマナーの知識や、会社に関する歴史や詳細な情報など全体を知っていることを求められるという、経験がモノを言う仕事なので新卒者には任せられなくて当然なのである。事務担当として入社したあと、適正があると判断されれば秘書として働くことができる。イメージとしては秘書への転職というより、異動もしくは昇格といった感じだろうか。
秘書の求人
秘書は常にある程度の需要・求人があるが、前述の通り経験がモノを言う仕事なので、未経験者よりも経験者を即戦力として採用するところが多い。派遣の秘書として働いている人もおり、条件に合う企業があれば、3ヶ月から半年ほどの期間限定で派遣されて働くことになる。企業側からすると、忙しい時期に正社員よりも低いコストかつ期間限定で人員を確保できるというメリットがある。派遣秘書は時給制で1500円から2000円程度である。
秘書の資格について
絶対に資格が必要なわけではないが、もし何か取得するとしたらやはり「秘書検定」だろう。1級、準1級、2級、3級とレベルがわかれており、文書作成やスケジュール管理、マナーなどに関する筆記試験を受ける。また1級と準1級では筆記試験に合格すると面接試験を受けることになる。受験者のほとんどは一般のサラリーマンなどで、高校生や大学生は就職のために2級や3級を受けることが多い。また現役で秘書として働いている人が、スキルアップのために上の級を受けることもある。
